Финансовые метрики
- снижение затрат;
- рост доходов;
- отсутствие штрафов.
Экономия проявляется по-разному. Затраты на персонал снижаются, когда программа берёт на себя рутинные задачи, и штат бухгалтерии не приходится расширять. Точный учёт складских остатков ускоряет оборот товара — продукция не залёживается, а компания получает прибыль быстрее. Автоматический контроль налоговых сроков и платежей снимает риск штрафов за просрочку.
Процессные метрики
- скорость обработки документов;
- время закрытия месяца;
- сокращение ручных операций.
Оприходование товара по накладной, которое раньше занимало около 15 минут, сокращается до 5. Закрытие месяца вместо пяти дней укладывается в два-три — за счёт того, что данные загружаются в систему автоматически, а не переносятся вручную.
Качество и прозрачность данных
- минимизация ошибок;
- актуальность данных;
- сопоставимость данных между подразделениями.
Автоматические проверки снижают число ошибок при расчёте зарплаты и налогов. Руководитель получает отчёты по продажам и остаткам в реальном времени, не дожидаясь, пока их соберёт сотрудник, а вся отчётность хранится в единой системе, доступной всем отделам.
Организационный эффект
- снижение нагрузки на сотрудников;
- рост дисциплины;
- доверие руководства к цифрам.
Команда меньше времени тратит на рутину и получает ресурс на анализ и развитие направления. Единые процессы упрощают контроль и снижают зависимость от человеческого фактора, а руководство принимает стратегические решения на основании прозрачных данных.
По каким направлениям виден эффект от автоматизации
Универсальной формулы расчёта эффективности не существует — бизнес развивается неравномерно, на цифры влияют сезонность продаж, смена руководства, расширение ассортимента. Но по трём направлениям эффект проявляется наиболее заметно.
Рост дохода.
Интернет-магазин, отдел продаж. До внедрения программы менеджеры при большом потоке заявок успевали закрыть около 200 заказов в месяц, тратя на обработку одного заказа 30–40 минут, а часть заявок терялась из-за задержек согласования. После настройки учёта скорость обработки одного заказа сократилась до 15–20 минут, объём оформленных заявок вырос в 1,5–2 раза тем же составом из 10 менеджеров, а потери заказов исчезли.
Производственная компания. Заявка на производство раньше передавалась вручную с задержками, проверка складских остатков занимала часы и давала сбои, а заказы поставщикам делали в последний момент. После автоматизации заявка появляется в системе сразу после оформления, остатки видны без ручной проверки, закупки формируются заранее по неснижаемым запасам, а загрузка производства выросла с 60–70% до 90–100%.
Итог для обеих компаний один: рост дохода за счёт большего числа выполненных заказов без расширения штата.
Экономия ресурсов.
Учёт запасов в таблицах Excel неизбежно даёт ошибки в остатках — это ведёт к потере покупателя или закупке по завышенной цене. Автоматизированный учёт в системе устраняет эту причину и позволяет выполнять заказы в срок.
Похожая картина с документами: если оригиналы хранятся у разных сотрудников и подрядчиков, они теряются, а при внезапной проверке начинается срочный поиск и штрафы. Централизованное хранение в системе снимает эту нагрузку — документы готовы к предоставлению в любой момент, без лишних затрат времени и денег.
Управляемость бизнеса.
Запрос данных о продажах, который раньше занимал 2–3 дня ручного сбора по разным файлам, после автоматизации превращается в отчёт по нажатию одной кнопки. Адаптация новых сотрудников, растянутая из-за разрозненных инструкций в почте, облаке и Excel, становится быстрее, когда всё рабочее место — инструкции, памятки, обучающие материалы — собрано в одной системе. А при смене собственника прозрачная отчётность и описанные процессы избавляют бизнес от стресса, характерного для непрозрачного учёта.
Как рассчитать эффективность самостоятельно
Простой алгоритм подходит для любой задачи:
- Замерьте, сколько времени сотрудники тратят на конкретную операцию до автоматизации и сколько — после.
- Умножьте сэкономленные часы на среднюю зарплату сотрудника.
- Получите ежемесячную экономию, которая повторяется при постоянном использовании программы.
Пример. Бухгалтер оприходовал 100 накладных в месяц, тратя по 15 минут на каждую — итого 1500 минут, или 25 часов. После настройки учёта время сократилось до 900 минут, то есть 15 часов. Разница в 10 часов в месяц освобождается для других задач, а при росте компании не приходится расширять штат бухгалтерии.
Что даёт автоматизация на каждом уровне
Результат от внедрения программ 1С не появляется сам по себе — для него заранее определяют цели, закладывают бюджет, выбирают систему учёта и согласовывают этапы с интегратором.
Автоматизация повышает продуктивность сотрудников и предприятия целиком, снижает число ошибок, даёт возможность обрабатывать больший объём информации тем же составом команды и освобождает людей для новых задач.
- На уровне компании — руководитель видит все проекты в единой системе: себестоимость, расходы на материалы, показатели по участкам.
- На уровне отдела — закупки пополняют запасы вовремя, деньги не «замораживаются» в товаре.
- На уровне сотрудника — автоматизированное рабочее место ускоряет обработку заявок и высвобождает время на изучение рынка, работу с покупателями и обучение.
Выбор программы под задачи компании стоит начинать с обзора линейки программных продуктов 1С — конфигурации отличаются функционалом, и правильный выбор напрямую влияет на итоговый экономический результат.
Планируете автоматизацию учёта? Услуги по внедрению 1С — от подбора программы под задачи компании до переноса данных и обучения сотрудников.
Как повысить эффективность бизнеса с помощью 1С?
Оставьте контакты — проведём предварительную оценку, разберём текущие процессы и покажем, за счёт чего внедрение 1С может дать измеримый экономический эффект.
Популярные программы
