Как автоматизировать склад на базе 1С: с чего начать и что для этого нужно

Практическое руководство для компаний, которые только начинают разбираться в автоматизации: от ТСД и штрихкодов до адресного хранения и складских заданий.

Автоматизация складской работы часто представляется сложным проектом: новая программа, адресное хранение, терминалы сбора данных, штрихкоды, интеграции, изменение привычных процессов.

Но начинать с полноценной WMS-системы нужно далеко не всегда.

Если компания уже ведет учет в 1С, первый результат нередко можно получить проще: сохранить действующую систему, подключить терминалы сбора данных, затем поэтапно перевести в цифровой формат приемку, подбор заказов, перемещения, инвентаризацию.

При росте объемов можно добавить ячейки, адресное хранение, задания для сотрудников, более сложные алгоритмы размещения или отбора.

Главное — двигаться поэтапно, не внедряя сложность раньше, чем она действительно понадобится бизнесу.

Что вообще означает «автоматизировать склад»

При ручной работе значительная часть информации существует отдельно от учетной системы.

Менеджер оформил заказ — кладовщику передали бумагу. Пришла поставка — ее пересчитали вручную, затем сообщили оператору. Где находится нужная позиция, опытный сотрудник помнит сам. После инвентаризации результаты записывают в таблицу, а позже переносят в программу.

Проблема не только в объеме ручного труда. Фактическое действие происходит сейчас, а данные появляются в системе позднее.

Автоматизация связывает эти процессы.

Учетная система создает задание → кладовщик получает его на ТСД → сканирует нужную позицию → выполняет операцию → результат возвращается в программу.

Сотруднику больше не приходится запоминать артикулы, переписывать количество с бумаги или возвращаться к компьютеру после каждого действия.

Что такое ТСД и зачем он нужен

Терминал сбора данных, или ТСД, внешне напоминает защищенный смартфон со встроенным промышленным сканером штрихкодов. При этом его возможности намного шире обычного беспроводного сканера.

На устройство устанавливается специальное приложение. Через него сотрудник получает задания, выполняя необходимые действия непосредственно возле продукции.

Куда идти → какую ячейку открыть → какую позицию взять → сколько единиц отобрать.

Кладовщик сканирует место хранения, затем саму позицию. Если выбрана другая номенклатура, неверная серия или превышено требуемое количество, программа может остановить операцию.

Для разных конфигураций предусмотрены свои варианты мобильной работы. В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексной автоматизации доступны инструменты для складских операций.

В других проектах применяются специализированные мобильные решения, например Cleverence: Склад 15. Оно работает совместно с учетной системой, позволяя выполнять основные действия через ТСД.

Не обязательно сразу внедрять адресное хранение

Распространенное заблуждение — считать автоматизацию обязательным переходом на сложное адресное хранение. Начать можно без ячеек.

Первый уровень: штрихкоды и ТСД

Такой вариант подходит небольшим площадкам, где сотрудники хорошо знают расположение продукции, но ручных операций уже слишком много.

Через терминал можно перевести:

• приемку;
• подбор заказа;
• проверку перед отгрузкой;
• перемещения;
• инвентаризацию.

Например, менеджер оформляет заказ покупателя. Кладовщик получает задание на ТСД, затем сканирует собираемые позиции. Программа сразу проверяет соответствие заказу и количество.

Уже на этом этапе уменьшается объем ручного ввода, а контроль переносится непосредственно в момент выполнения операции. Полностью перестраивать существующую работу для этого не требуется.

Второй уровень: у каждой позиции появляется свое место

Следующий шаг — ячеистое хранение.

Стеллажи, полки, другие места получают понятные адреса, например:

А-03-02-04: зона А → третий стеллаж → второй ярус → четвертая ячейка.

На место хранения наносится этикетка со штрихкодом. После этого система может не только сообщить сотруднику, что требуется взять, но также показать, где это находится.

Для многих небольших и средних объектов такого уровня уже достаточно.

В зависимости от используемой конфигурации можно вести справочное размещение номенклатуры либо перейти к более строгому контролю остатков по ячейкам.

Третий уровень: полноценное адресное хранение

Такой вариант требуется при росте объемов, когда принцип «у этой позиции всегда своя полка» становится неудобным.

Одна номенклатура может находиться сразу в нескольких местах. Освободившуюся ячейку разрешается использовать под другую продукцию. Появляются отдельные зоны приемки, хранения, отбора, отгрузки.

Программа может определять:

• куда разместить поступление;
• из какой ячейки выполнять отбор;
• какую партию или серию использовать;
• в какой последовательности обходить помещение;
• какие места подходят по заданным правилам.

Современные решения, включая 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексную автоматизацию, уже содержат штатные механизмы для построения таких процессов без разработки всего проекта с нуля.

Однако небольшой компании незачем внедрять максимум возможностей только потому, что они предусмотрены программой. Сложность решения должна соответствовать реальным задачам бизнеса.

Как меняется приемка

Предположим, поставщик должен привезти 100 единиц продукции. В документах указано именно это количество, но фактически приехало 98. Среди коробок также случайно оказалась похожая позиция другого артикула.

При ручной работе расхождение могут обнаружить значительно позже.

После подключения мобильного решения кладовщик получает документ на ТСД, сканирует фактически поступившую продукцию. Программа сразу сопоставляет результат с ожидаемыми данными.

Можно контролировать:

• номенклатуру;
• количество;
• характеристику, например размер или цвет;
• серию;
• срок годности;
• серийный номер;
• код маркировки.

Если обнаружено расхождение, оно становится известно во время приемки, а не спустя несколько дней после размещения или продажи.

После проверки сотрудник может перейти к следующему этапу.

Как работает размещение

Без автоматизации кладовщик сам решает, куда поставить поступившие коробки: «Здесь свободно — поставим сюда».

При простом ячеистом учете за конкретной номенклатурой заранее закрепляется место. ТСД показывает его сотруднику.

При более развитой схеме программа сама предлагает подходящую ячейку на основе заданных правил.

Кладовщик сканирует позицию, затем место хранения. Система получает подтверждение фактического размещения.

Это главное отличие автоматизированного подхода от ситуации, когда расположение продукции существует только в памяти сотрудников.

Как меняется сборка заказов

Подбор — одна из операций, где эффект автоматизации особенно заметен.

Вместо распечатанного документа кладовщик получает задание на терминал.

Устройство показывает нужную позицию, место хранения, количество. Сотрудник приходит к ячейке, сканирует ее, затем подтверждает отбор.

Если случайно взять похожую упаковку с соседней полки, программа обнаружит ошибку сразу.

При большом объеме операций процесс можно развивать дальше: распределять задания между сотрудниками, делить помещение на зоны, собирать несколько заказов одновременно, оптимизировать маршрут обхода.

Заказ → задание кладовщику → подбор → подтверждение сканированием.

Инвентаризация без бумажных списков

Еще одна удобная задача для первого этапа — пересчет остатков.

Сотруднику можно отправить на ТСД задание по всей площадке, отдельной зоне или определенной группе номенклатуры.

Он сканирует позицию, вводит фактическое количество. Результат передается в учетную программу для сравнения с данными системы.

При адресном хранении можно пересчитывать отдельные ячейки или зоны, постепенно проверяя остатки частями.

Вместо ручного переноса длинных списков основная работа выполняется непосредственно на месте.

А если продукция маркированная, серийная или имеет срок годности?

Это не отдельный вид автоматизации, а дополнительный уровень контроля.

Например, магазину обуви при приемке важно зафиксировать не просто десять пар, а конкретные коды маркировки. Поставщику электроники нужны серийные номера. Продовольственному бизнесу — партии, сроки годности.

Номенклатура → характеристика → партия → серия → серийный номер → код маркировки.

Поэтому до настройки системы важно определить, насколько подробно требуется идентифицировать каждую единицу.

Типовые конфигурации поддерживают разные варианты серийного учета, а мобильные приложения позволяют перенести такой контроль непосредственно к месту выполнения операции.

Нужно ли менять существующую 1С

Не обязательно.

Это один из первых вопросов, который стоит проверить перед началом проекта.

Если предприятие уже использует современную версию 1С:Управление торговлей, 1С:УНФ, 1С:Комплексной автоматизации или 1С:ERP, значительная часть необходимого функционала может уже присутствовать.

В одном случае достаточно настроить типовые возможности, затем подключить ТСД. В другом потребуется интеграция с Cleverence. Иногда выгоднее перейти на более функциональную конфигурацию. Для крупных объектов может понадобиться отдельная WMS.

Определить подходящий вариант лучше до покупки программного обеспечения или оборудования.

Что такое ордерная схема и нужна ли она вам

Еще один термин, который часто кажется сложным. На практике принцип достаточно понятен.

При обычной схеме менеджер оформляет поступление или реализацию, после чего этим же документом меняются учетные остатки.

При ордерной коммерческий процесс отделяется от физического движения.

Менеджер оформляет документы поставщика → сотрудник получает распоряжение на приемку → фактически принимает поставку → оформляется приходный ордер.

Для отгрузки логика аналогична:

Менеджер оформляет заказ → формируется распоряжение → кладовщик выполняет подбор → подтверждается фактическая отгрузка.

Бухгалтерия, отдел продаж работают со своими документами. Подразделение хранения отвечает за физическое движение.

Такой подход полезен при большом количестве операций, одновременной работе нескольких сотрудников или ситуации, когда фактическая приемка проходит отдельно от оформления документов.

Небольшой компании ордерная схема может вообще не потребоваться.

С чего правильно начинать автоматизацию

Не с покупки терминалов. Не с печати нескольких тысяч этикеток для ячеек.

Первый этап — понять текущий процесс, затем определить проблему, которую требуется решить.

Мы обычно начинаем с обследования: смотрим реальную работу площадки, используемую конфигурацию, документы, оборудование, инфраструктуру.

Важно поговорить не только с руководителем, но также с теми, кто ежедневно принимает поставки, размещает продукцию, комплектует заказы.

Затем формируется будущая схема работы.

Заказ покупателя → задание на ТСД → подбор → контроль → упаковка → отгрузка.

Поступление → проверка на ТСД → зона приемки → размещение по ячейкам.

Сначала такой процесс стоит проверить на типовых возможностях программного обеспечения. Только при обнаружении функционального разрыва возникает вопрос о доработке.

Это позволяет не программировать заново то, что уже умеет учетная система или мобильное приложение.

Можно начать с одного процесса

Запускать все возможности одновременно не обязательно.

Например:

Первый этап: приемка + подбор + инвентаризация через ТСД.

Сотрудники осваивают сканирование. Компания приводит в порядок номенклатуру, штрихкоды, проверяет Wi-Fi, обмен с учетной программой.

На следующем этапе можно разметить зоны хранения, добавить ячейки.

Позже, если объем операций вырастет, подключить динамическое размещение, ордерную схему, более сложные алгоритмы отбора.

Такой путь обычно безопаснее попытки перестроить все процессы за один запуск.

Как проходит проект автоматизации

В Южной Интеграционной Компании мы рассматриваем подобный проект прежде всего как изменение бизнес-процессов, а не продажу нескольких терминалов.

Обследование → моделирование будущей работы → настройка типового функционала → подключение мобильного решения → при необходимости доработка → тестирование → пилотная эксплуатация → обучение → запуск → сопровождение.

Перед промышленным стартом проверяется не только программа.

Тестируются ТСД, Wi-Fi, принтеры этикеток, штрихкоды, структура ячеек, реальные действия сотрудников.

Подробнее об услуге: автоматизация склада на базе 1С и ТСД.

Что чаще всего усложняет проект

Первая распространенная ошибка — попытка автоматизировать уже существующий хаос.

Если один сотрудник принимает поставку одним способом, второй — другим, документы проводятся задним числом, одна номенклатура заведена в справочнике несколько раз, а фактические остатки давно не совпадают с учетными, установка ТСД сама по себе проблему не решит.

Сначала нужны понятные правила работы.

Вторая ошибка — сразу заказывать доработки. Современные конфигурации уже содержат много готовых механизмов. Поэтому сначала лучше проверить типовой функционал.

Третья — покупать оборудование до проектирования процесса.

Количество терминалов, тип сканера, требования к маркировке, способ подключения, качество Wi-Fi, модель принтера зависят от будущего сценария работы.

Четвертая ошибка — внедрять максимальный функционал «на будущее».

Небольшому подразделению из пяти сотрудников могут быть совершенно не нужны сложные стратегии размещения или отдельная WMS.

Автоматизация должна решать текущие проблемы, сохраняя возможность дальнейшего развития.

Как понять, с чего начать именно вашему складу

Если сотрудники долго ищут нужные позиции, учетные остатки периодически расходятся с фактом, возникает пересортица, ошибки комплектации, а инвентаризация превращается в длительный ручной пересчет — процессы уже стоит пересмотреть.

При этом решение может быть намного проще, чем кажется.

Одной компании достаточно подключить ТСД к существующей учетной системе.

Другой нужны ячейки с адресным хранением.

Третьей потребуется изменить приемку или отгрузку.

При большом объеме может понадобиться управление заданиями, зонами, маршрутами.

Поэтому начинать лучше не с оборудования, а с трех вопросов:

Как процессы работают сейчас? Где теряется больше всего времени? Какой минимальный набор изменений даст заметный эффект?

Автоматизация склада на базе 1С

Южная Интеграционная Компания выполняет комплексную автоматизацию складов на базе 1С и терминалов сбора данных — от простой приемки через ТСД до адресного хранения, управления заданиями, более сложной логистики.

Мы можем работать с уже используемой компанией системой, включая 1С:Управление торговлей, 1С:УНФ, 1С:Комплексную автоматизацию и другие решения.

Для мобильной работы применяются специализированные продукты, например Cleverence: Склад 15.

Покажите, как сейчас устроены ваши процессы. Мы изучим используемую программу, оборудование, проблемные участки, после чего предложим несколько вариантов — от минимального первого этапа до полноценной системы управления.