Как считать прибыль бизнеса — методы и примеры

Чтобы понять, сколько зарабатывает бизнес, нужно сопоставить доходы и относящиеся к ним расходы за выбранный период. Остаток на расчётном счёте этого не показывает: среди поступлений могут быть авансы, кредиты и оплата старых долгов, а часть расходов ещё не оплачена.

Для расчёта важно определить, когда признавать доходы и расходы, как оценивать себестоимость и по каким правилам формировать результат. После этого можно выбрать отчёты, которые покажут прибыль, движение денег и состояние бизнеса.

Что именно мы называем прибылью

В общем виде прибыль — это разница между доходами и расходами за определённый период. Если расходы превышают доходы, бизнес получает убыток.

Выручка — доход от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. У бизнеса могут быть и другие доходы, но не любое поступление на счёт является доходом: например, полученный кредит создаёт обязательство вернуть деньги.

Расходы тоже не равны всем платежам. Приобретённый для перепродажи товар сначала становится запасом, а его стоимость обычно уменьшает прибыль при продаже. Поэтому для расчёта важно понимать содержание операции и период, к которому она относится.

Чтобы не путаться в терминах, разделим четыре вопроса:

• Когда признавать доходы и расходы? Это вопрос кассового метода и метода начисления.
• Как определить стоимость проданных товаров, работ или услуг? Это вопрос расчёта себестоимости.
• По каким требованиям отражать операции? Это вопрос правил РСБУ, МСФО или внутреннего управленческого учёта.
• Как представить результат руководителю? Это вопрос отчётности: P&L, ДДС и баланса.

Эти элементы связаны между собой. Стандарты задают в том числе правила признания и оценки операций, а отчёты показывают полученные показатели. Поэтому МСФО, P&L и метод начисления нельзя перечислять как три альтернативных способа расчёта прибыли.

Какую прибыль считать собственнику

Результат полезно рассматривать последовательно, по мере вычитания разных групп расходов.

Валовая прибыль — выручка за минусом себестоимости продаж. В торговле из выручки вычитают стоимость именно проданных товаров и относящиеся к ней затраты. Закупка всей партии и себестоимость проданной её части могут различаться. В производстве и услугах состав себестоимости зависит от деятельности и принятых правил.

Операционная прибыль показывает результат основной деятельности после соответствующих операционных расходов: например, затрат на продажи и управление, которые ещё не были включены в себестоимость.

Чистая прибыль — итог после всех учтённых доходов, расходов и налогов. Валовую прибыль или результат до налогообложения нельзя автоматически считать суммой, которую заработал собственник после всех затрат.

Отдельно может рассчитываться маржинальная прибыль — выручка после переменных затрат. Она показывает вклад продаж в покрытие постоянных расходов и формирование результата. Поэтому её тоже нельзя целиком приравнивать к чистой прибыли.

Как оценить рентабельность

Прибыль показывает сумму результата, а рентабельность — его отношение к выбранной базе. Например, рентабельность продаж по чистой прибыли рассчитывают так:

Чистая прибыль ÷ выручка × 100%.

Такой показатель помогает понять, сколько чистой прибыли остаётся в каждом рубле выручки. Рост продаж сам по себе не гарантирует роста прибыли: одновременно могут увеличиваться закупочные цены, зарплата, аренда и другие расходы.

При сравнении периодов используйте одинаковые правила. Если в одном месяце доставка включена в себестоимость, а в другом показана отдельной строкой ниже, валовая прибыль будет выглядеть по-разному даже при одинаковом итоговом результате.

Кассовый метод и метод начисления

Это способы определить, когда доходы и расходы отражаются в учёте. Они помогают по-разному посмотреть на операции одного и того же бизнеса.

Кассовый метод

При кассовом методе признание доходов и расходов связано с получением и выплатой денег, с учётом условий выбранной системы учёта. Его легко понять: оплата служит ориентиром для отражения операции.

Однако формула «все поступления минус все выплаты» сама по себе показывает движение денег. В неё могут попасть кредит, аванс клиента, покупка оборудования и другие операции, которые нельзя без разбора включать в прибыль.

Простой учёт поступлений и выплат помогает контролировать деньги. Если покупатели платят сразу, запасов почти нет, а расходы оплачиваются в том же периоде, денежный поток и прибыль могут быть близки. При авансах, отсрочках и крупных закупках разница становится существенной. Конкретные правила применения кассового метода зависят от вида учёта; простой подсчёт по банковской выписке не заменяет установленные правила бухгалтерского или налогового учёта.

Метод начисления

При начислении доходы и расходы отражают в периоде, к которому относится хозяйственная операция, независимо от даты платежа.

Товар передан покупателю с отсрочкой — выручка и себестоимость продажи относятся к периоду продажи. Административная зарплата за октябрь выплачена в ноябре — расход относится к октябрю. Аренда оплачена за три месяца вперёд — при таком расчёте её относят к соответствующим месяцам.

Этот подход позволяет оценить результат деятельности, даже если деньги ещё не поступили или не выплачены. Для него нужны сведения о самих операциях: что продано, какие работы выполнены, какие затраты возникли.

Акты, УПД и другие первичные документы подтверждают операции. При этом момент признания дохода определяется фактическим исполнением, условиями договора и принятыми правилами учёта. Для длительных работ может применяться признание по мере выполнения, если для этого есть основания.

Кассовый метод и начисление определяют момент признания доходов и расходов. Способ расчёта себестоимости решает другой вопрос — как оценить затраты, относящиеся к проданным товарам, работам или услугам.

По каким правилам вести учёт

Кроме момента признания операций, нужно определить, что считать доходом, какие затраты включать в стоимость товара, как учитывать оборудование и как формировать итоговые показатели. Это область правил учёта.

Российские правила бухгалтерского учёта

РСБУ — российская система правил бухгалтерского учёта и отчётности, включающая федеральные стандарты и применяемые положения по бухгалтерскому учёту. Они устанавливают требования к признанию, оценке и отражению операций.

Для собственника базовые принципы РСБУ могут стать отправной точкой при организации управленческого расчёта. Прежде всего полезно разобраться, когда возникает выручка, к какому периоду относятся расходы и как учитывать запасы, задолженность и авансы.

При этом структура внутреннего отчёта может учитывать задачи конкретного бизнеса: например, отдельно показывать магазины, проекты или направления. Бухгалтерский и налоговый учёт решают свои задачи; их показатели не следует автоматически приравнивать к управленческим.

Международные стандарты финансовой отчётности

МСФО — международная система стандартов, которая регулирует признание, оценку, представление и раскрытие показателей отчётности. Она охватывает прибыль, активы, обязательства, капитал и денежные потоки.

Это не отдельный арифметический способ расчёта прибыли. Использование начисления и отчёта P&L само по себе не означает ведение учёта по МСФО. Если отчётность нужна инвестору или банку, требования к её подготовке стоит уточнить заранее.

Внутренние правила управленческого учёта

Для управления компания определяет собственную структуру статей, детализацию и правила расчёта. Например, затраты специалистов можно относить на проекты по времени, а результат магазинов показывать до распределения общих расходов и после него.

Внутренние правила можно адаптировать к своему бизнесу, но они не должны быть произвольными от месяца к месяцу. Они должны быть понятными, обоснованными и последовательными. Если каждый месяц менять состав затрат или способы их распределения, сравнение результатов потеряет смысл.

Управленческая конфигурация реализует выбранные правила в программе. Название системы не гарантирует, что отчёты автоматически соответствуют РСБУ, МСФО или потребностям собственника: важно, какие операции отражаются и как настроен расчёт.

Какие отчёты показывают прибыль и деньги

Метод учёта определяет принцип отражения операций, а отчёт собирает показатели для ответа на конкретный вопрос руководителя.

P&L последовательно показывает доходы, расходы и финансовый результат. Для оценки заработанной прибыли его целесообразно формировать по начислению. Само название P&L не определяет правила расчёта: если собрать в него только банковские платежи, экономический смысл данных от переименования не изменится.

ДДС показывает денежную сторону операций. В нём полезно отдельно видеть текущую деятельность, приобретение активов и финансирование. Так проще заметить, что деньги поступили за счёт кредита или аванса, а не заработаны завершёнными продажами.

Баланс связывает результат с состоянием бизнеса. Прибыль может быть заработана, но средства находятся в запасах или задолженности покупателей. Остаток денег, в свою очередь, может сопровождаться обязательствами перед клиентами и поставщиками.

Компания может вести учёт по начислению и одновременно получать все три отчёта. Наличие ДДС не означает перехода на кассовый метод расчёта прибыли.

Для будущих платежей дополнительно нужен платёжный календарь: ожидаемые поступления и обязательные выплаты по датам. Прибыль за прошлый квартал не отвечает на вопрос, хватит ли средств на зарплату в ближайший вторник.

Простой пример: получили аванс, но ещё ничего не заработали

Компания получила от клиента 1 млн рублей предоплаты. Заказ ещё не начали выполнять. Для его исполнения предстоит закупить товар на 600 тыс. рублей и оплатить работу сотрудников на 200 тыс. рублей.

Это условный пример. Для наглядности НДС, налоги, страховые взносы и остальные затраты здесь не учитываем: сравниваем поступление денег и заработанный результат по одному заказу.

Если смотреть только на деньги

На счёт поступил 1 млн рублей. Товар ещё не закуплен, зарплата не выплачена. Разница между поступлениями и выплатами по заказу составляет 1 млн рублей.

Если назвать эту сумму прибылью, получится, что компания уже заработала миллион. Но она ещё ничего не передала клиенту и не выполнила заказ. Полученные деньги сопровождаются обязательством перед покупателем.

Такой подсчёт показывает денежный поток. Сам по себе он не является полноценным расчётом прибыли по установленным правилам кассового метода.

Если считать по начислению

Работа по заказу ещё не началась, выручка не заработана, связанные с исполнением затраты не возникли. Поэтому на этом этапе прибыль по заказу равна нулю. В учёте отражаются полученные деньги и обязательство перед клиентом.

Будущая закупка и будущая работа сотрудников пока относятся к плану исполнения заказа. Нельзя сразу признать их расходами только потому, что деньги предстоит потратить.

Когда заказ будет выполнен и возникнут основания признать выручку и соответствующие расходы, можно будет определить фактический результат. Если суммы совпадут с планом, он составит:

1 млн − 600 тыс. − 200 тыс. = 200 тыс. рублей до остальных расходов и налогов.

Сегодня эти 200 тыс. рублей — ожидаемый результат. После исполнения заказа он станет фактическим, если подтверждены выручка и все включённые в расчёт затраты. Неоплаченные к этому моменту расходы также нужно учесть: задержка выплаты зарплаты не увеличивает заработанную прибыль.

Главный вывод: миллион на счёте показывает наличие денег, а не размер заработка. Прежде чем использовать их для личных целей, собственнику нужно понять, за счёт чего компания выполнит заказ и остальные обязательства.

Какие операции чаще всего искажают расчёт

Неоплаченные расходы. Аренда, административная зарплата и услуги подрядчика могут относиться к текущему периоду, хотя платёж состоится позднее. Ориентация только на выписку завысит результат.

Запасы и незавершённые заказы. Деньги на закупку уже потрачены, но стоимость приобретённого товара ещё не обязательно стала расходом. В производстве и проектах затраты могут находиться в незавершённых работах. При этом испорченный или обесценившийся товар может потребовать признания потерь.

Расходы на продажу. Эквайринг, комиссии площадок, доставка, упаковка, возвраты и скидки влияют на результат. Выплата от маркетплейса после удержания комиссии не всегда равна выручке: продажи и удержания нужно отражать с учётом условий договора и отчёта площадки.

Оборудование и кредиты. Покупка оборудования может быть крупным платежом, а расходом через амортизацию становиться постепенно, если имущество учитывается как долгосрочный актив. Полученный кредит не является выручкой, погашение основной суммы долга не уменьшает прибыль. Проценты учитываются отдельно.

Налоги. Их отражают по действующим для компании правилам. Выручку обычно рассматривают без НДС, предъявленного покупателю. Входной НДС, принимаемый к вычету, отделяют от стоимости и расходов; если вычет недоступен, он может включаться в стоимость или затраты. Поэтому суммы с НДС и без НДС нельзя произвольно смешивать.

Сколько денег собственник может забрать

Сначала разделите вознаграждение за свою работу и доход от владения бизнесом.

Если собственник работает директором, в управленческий план стоит заложить понятное регулярное вознаграждение за эту роль. Например, фиксированную месячную сумму и отдельные правила премирования. Это позволяет учитывать стоимость управления независимо от личных покупок собственника.

Для ИП такой ориентир не означает начисление зарплаты самому себе. Чтобы оценить экономическую привлекательность бизнеса, можно отдельно показать стоимость замены предпринимателя наёмным руководителем. Эту оценку не смешивают с фактическими и налоговыми расходами.

Выплату собственнику из заработанной прибыли не вычитают повторно как обычный расход на деятельность. Перед её планированием важно проверить два условия:

• Прибыль заработана: операции отражены, себестоимость рассчитана, расходы и налоги учтены. Видна накопленная прибыль с учётом прежних убытков и уже сделанных выплат.
• Денег достаточно: после изъятия средств бизнес сможет выполнить обязательства по заказам, рассчитаться с сотрудниками, поставщиками и бюджетом, обслуживать кредиты и финансировать необходимые закупки.

Даже наличие чистой прибыли не означает, что вся её сумма доступна сегодня. Средства могут находиться в долгах покупателей и запасах. А большой остаток на счёте, как в примере с авансом, может понадобиться для исполнения ещё не завершённых заказов.

Порядок оформления выплат зависит от формы бизнеса и их основания. В ООО для выплаты дивидендов нужны предусмотренные законом основания, решение и соблюдение ограничений. Оформление и налогообложение определяют с бухгалтером.

С чего начать учёт прибыли

Первый расчёт полезно строить от понятных правил к собственным операциям. Необязательно сразу создавать десятки статей и сложные аналитические разрезы: сначала нужно получить результат, состав которого можно объяснить.

Разобраться в основных принципах РСБУ

Начните с правил признания доходов и расходов и их отнесения к периодам. Что в вашем бизнесе подтверждает продажу или выполнение работы? Когда закупленный товар становится себестоимостью продажи? Какие затраты относятся к текущему месяцу, а какие — к следующим периодам?

Эти принципы помогут отделить заработанное от полученного аванса, стоимость запасов — от расходов, а платежи по кредиту — от затрат на деятельность. Правила для конкретных операций согласуют руководитель и ответственный за финансовый учёт.

Наложить правила на свои процессы

Разберите обычный путь заказа: обращение клиента, предоплата, закупка, получение товара, выполнение работы, передача результата и окончательный расчёт. Определите, какие операции возникают на каждом этапе и кто вносит их в систему.

Для каждой операции должны быть понятны основание, период отражения и ответственный сотрудник. Если продажа записана, а связанные с ней закупка или выполненная работа подрядчика потерялись, итоговая прибыль будет искажена.

Определить укрупнённые статьи доходов и расходов

В первой редакции достаточно понятных групп: доходы от основных направлений, себестоимость продаж, зарплата и связанные начисления, налоги, хозяйственные расходы, маркетинг. Аренду, услуги подрядчиков и финансовые расходы можно выделить отдельно, если их размер важен для оценки результата.

Главное — договориться о составе каждой статьи и исключить двойной учёт. Например, зарплата производственных сотрудников может входить в себестоимость продукции, а административная — отражаться расходом периода. Уже включённые в себестоимость суммы повторно вычитать нельзя.

Детализацию добавляют тогда, когда возникает конкретный управленческий вопрос. Если требуется понять общую прибыль, на старте не нужен отдельный показатель для каждого небольшого хозяйственного платежа.

Выбрать правила расчёта себестоимости

Определите, какие затраты входят в себестоимость ваших товаров, работ или услуг. Для запасов также необходимо выбрать применимый способ оценки списания: например, по средней себестоимости, ФИФО или себестоимости каждой единицы.

Выбор нужно сделать до первого расчёта прибыли и последовательно применять к соответствующим операциям. ФИФО и средняя себестоимость — способы оценки списания запасов. Партионный учёт описывает отслеживание запасов по отдельным поступлениям и связан с ними, но не является универсальным синонимом ФИФО. Подробно сравнивать способы здесь не будем: для первого расчёта важно зафиксировать выбранные правила.

Выбрать завершённый период и собрать данные

Для первого расчёта можно взять завершённый квартал. Полугодие или год также подходят, если по ним есть полные данные. Такой период позволяет собрать доходы и расходы и оценить результат в более общей картине.

Понадобятся операции за выбранный период, а также остатки денег и запасов, задолженность, авансы и незавершённые работы на его начало и конец. Завершение квартала само по себе не закрывает все заказы и взаиморасчёты: переходящие суммы нужно учитывать.

Получить первый результат и наладить регулярный расчёт

На небольшом объёме операций первый результат можно рассчитать вручную или в Excel. Сложность возникает при регулярных поставках по разным ценам, большой номенклатуре, возвратах, нескольких складах и производственных операциях. Рассчитывать себестоимость каждой продажи и регулярно получать валовую прибыль вручную в таких условиях становится практически неуправляемой задачей: необходимо учитывать поступления, цены, списания, возвраты и корректировки. Именно этот участок обычно требует автоматизации.

Автоматизация связывает регистрацию операций с расчётом себестоимости и подготовкой отчётов. После определения правил можно настроить их выполнение в программе и получить первый расчёт за выбранный период. Затем установить ежемесячное закрытие: к определённой дате собирать операции, рассчитывать себестоимость и формировать результат.

Необязательно начинать с самой сложной системы и автоматизировать все процессы одновременно. Сначала определяют необходимые операции и отчёты, затем выбирают подходящий инструмент и объём настройки. Детализацию и дополнительные задачи можно развивать по мере необходимости.

Система на базе 1С может стать инструментом этой работы. Но установленные программы и выписанные счета ещё не означают, что учёт охватывает все операции бизнеса. Нужны согласованные правила, полнота данных и понятная ответственность сотрудников.

При внедрении 1С ЮИК настраивает отражение согласованных операций, расчёты, отчёты и необходимые обмены, обучает сотрудников работе в системе. Для оценки внедрения подготовьте описание процессов, перечень используемых программ и отчётов, которые хотите получать.

Начать стоит с правил и операций, из которых складывается результат. Когда они определены, первый расчёт показывает, сколько бизнес заработал за выбранный период, а регулярные отчёты позволяют следить за прибылью и потребностью в деньгах дальше.