Продажи растут, менеджеры соблюдают наценку, а отчёт о валовой прибыли показывает результат ниже ожидаемого. В другом случае прибыль выглядит слишком высокой, но после закрытия месяца заметно уменьшается. Иногда себестоимость отдельных продаж вообще оказывается нулевой.
Причина может быть в составе расходов, выбранном методе списания товаров, настройках программы или документах, на которых строится расчёт. Прежде чем исправлять отчёт, нужно понять, какую стоимость он использует и какой именно результат требуется руководителю.
Разберём эти вопросы на примере оптовой и розничной торговли без производства: как формируется себестоимость, чем отличаются методы её расчёта, как оценить прибыльность заказа и с чего начать проверку данных в 1С.
Какие показатели нужно различать
Валовая прибыль показывает разницу между выручкой от продажи товаров и себестоимостью проданных товаров:
Валовая прибыль = Выручка − Себестоимость проданных товаров.
Из этой суммы компании ещё предстоит покрыть расходы, которые не вошли в себестоимость товаров: например, расходы на продажи и управление. Поэтому положительная валовая прибыль сама по себе не подтверждает, что бизнес получил чистую прибыль.
Валовая рентабельность продаж, или валовая маржа в процентах, показывает долю валовой прибыли в выручке:
Валовая рентабельность продаж = Валовая прибыль / Выручка × 100%.
Допустим, компания продала товары за 150 000 рублей, а их себестоимость составила 100 000 рублей. Валовая прибыль равна 50 000 рублей, валовая рентабельность продаж — 33,3%.
Наценка в этом примере составит 50%, поскольку её считают относительно себестоимости, а не выручки:
Наценка = (Цена продажи − Себестоимость) / Себестоимость × 100%.
Если компания говорит о рентабельности затрат, знаменателем также будут затраты. Поэтому в отчёте недостаточно написать «рентабельность 30%»: нужно указать, какую прибыль делят на какую базу. Наценка, валовая рентабельность продаж и рентабельность бизнеса после всех расходов отвечают на разные вопросы.
В примерах статьи выручка показана без НДС, а затраты — без НДС, принимаемого к вычету. Невозмещаемый НДС учитывают по применимым правилам. Для сравнения показателей в программе необходимо использовать одинаковый подход к налогам, валюте и составу расходов.
Прибыль также отличается от движения денег. Аванс покупателя ещё не означает заработанную прибыль, а оплата всей закупленной партии не означает, что её стоимость целиком относится к уже состоявшимся продажам.
Из чего складывается себестоимость товара
Закупочная цена — основа расчёта, но она не всегда отражает все затраты на приобретение товара. Доставка от поставщика, погрузка и другие необходимые затраты могут увеличивать стоимость запасов. Если их не учесть, валовая прибыль будет завышена.
Полезно разделять два решения. Первое — какие затраты должны войти в стоимость товара. Второе — как распределить общую сумму между позициями и поставками.
| Затрата | Как учитывать при анализе |
|---|---|
| Стоимость товара у поставщика | Формирует основу себестоимости с учётом относящихся к закупке скидок и корректировок |
| Доставка закупки до нужного места, необходимые погрузочные работы | Обычно относятся к затратам на приобретение; распределяются между соответствующими товарами |
| Доставка конкретного заказа покупателю, комиссия за продажу | Нужны для оценки результата заказа; порядок отражения следует отделять от формирования закупочной стоимости запасов |
| Аренда обычного склада, содержание офиса, общая реклама | Учитываются при оценке расходов периода и прибыльности бизнеса; в управленческом анализе могут распределяться по направлениям и заказам |
В российском бухгалтерском учёте состав стоимости запасов регулирует ФСБУ 5/2019 «Запасы». Управленческие расходы и обычное хранение, как правило, не увеличивают её; для предусмотренных стандартом исключений важна непосредственная связь с приобретением или подготовкой запасов. Отдельные упрощения зависят от права организации применять упрощённый учёт и принятой учётной политики.
Управленческая модель может быть подробнее бухгалтерской. Например, собственник хочет видеть результат заказа после доставки клиенту и доли общих расходов. Такие показатели полезны, но в отчёте нужно сохранить понятное разделение: стоимость товара, расходы на выполнение заказа и распределённые расходы бизнеса. Если всё объединить под одним названием «себестоимость», сравнивать результаты станет трудно.
Как распределять общие расходы
Если одна машина привезла несколько товаров, стоимость перевозки нужно распределить между ними. Базой могут быть вес, объём, количество или стоимость закупки. Выбор зависит от того, что определяет расход.
Например, распределение доставки между тяжёлым недорогим товаром и лёгким дорогим товаром по цене закупки может исказить представление о затратах. Если перевозчик рассчитывает оплату преимущественно по весу, распределение по весу лучше объяснит затраты на каждую позицию.
Для общих расходов на продажи действуют похожие принципы: сначала расход относят непосредственно к заказу, если связь известна, и только затем распределяют общую часть по согласованной базе. Доля выручки подходит для одних расходов, количество доставок или трудоёмкость обработки — для других.
Особенно важно исключить двойное списание. Если доставка закупки уже включена в стоимость товара и попала в себестоимость продажи, повторно вычитать её из результата заказа нельзя.
Почему стоимость закупки не равна расходам на продажи за месяц
Предположим, компания приобрела 100 единиц товара за 100 000 рублей. Доставка этой партии обошлась в 12 000 рублей и была полностью включена в её стоимость. Себестоимость партии — 112 000 рублей, одной единицы — 1 120 рублей.
За месяц продали 60 единиц. При отсутствии других операций в себестоимость этих продаж попадёт 67 200 рублей. Ещё 44 800 рублей останутся в стоимости 40 единиц на складе.
Если вычесть из выручки месяца все 112 000 рублей, результат окажется занижен: часть товара ещё не продана. Если учесть только закупочную цену проданных единиц и забыть о доставке, прибыль будет завышена.
Когда одинаковый товар поступает несколько раз по разным ценам, возникает следующий вопрос: какую стоимость отнести на продажу, а какую оставить в запасах? На него отвечает метод оценки себестоимости.
Какие методы расчёта себестоимости применяются
ФСБУ 5/2019 предусматривает три способа оценки выбывающих запасов: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости и FIFO. Периодическая средняя и средняя скользящая — варианты расчёта средней стоимости. Для запасов со сходными свойствами и характером использования выбранный способ применяют последовательно.
Средняя себестоимость за период
Стоимость остатка на начало периода складывают со стоимостью поступлений, затем делят на общее количество. Полученная средняя используется для оценки списания в пределах соответствующей группы учёта.
При месячном расчёте стоимость продаж в начале месяца может измениться после поступления товаров в конце того же месяца. Для оценки итогов месяца это ожидаемое свойство метода. При анализе конкретной ранней сделки руководителю нужно помнить, какие поступления вошли в среднюю.
Средняя скользящая
Среднюю стоимость пересчитывают по мере новых поступлений. Продажа оценивается по стоимости имеющегося на тот момент остатка. Будущая закупка при неизменных прошлых данных не должна менять базовую оценку уже состоявшейся продажи.
Этот подход удобен для оперативного анализа при меняющихся закупочных ценах. Однако поздние дополнительные расходы и исправления прошлых документов всё равно требуют отдельной обработки. Конкретный порядок зависит от программы.
FIFO
FIFO означает, что первыми в стоимость выбытия включаются наиболее ранние поступления. Остаток оценивается по более поздним закупкам. Это правило стоимостного расчёта: физический отбор товара на складе может организовываться отдельно.
В программах встречаются разные реализации FIFO. При последовательном списании стоимость определяют по конкретным слоям поступлений для каждой продажи. При взвешенной оценке сначала определяют итоговую стоимость выбывшего товара за месяц, а между продажами внутри одинаковой аналитики она может распределяться усреднённо. Итог за месяц способен совпадать, а прибыль отдельных продаж — различаться.
Себестоимость каждой единицы
Этот способ нужен для запасов, которые обычно не заменяют друг друга, и других предусмотренных стандартом случаев. Он позволяет связать выбытие с индивидуальной стоимостью конкретной единицы учёта.
Партионная аналитика также помогает разделять поставки для управленческих задач. Но наличие номера партии само по себе ещё не определяет способ стоимостного списания в программе и не означает свободного выбора бухгалтерского метода для каждой продажи.
Метод LIFO, при котором первыми списывают последние поступления, в перечень способов ФСБУ 5/2019 не входит. Последняя закупочная цена и плановая себестоимость могут использоваться для предварительной оценки сделки, но их нужно отличать от рассчитанной фактической себестоимости продаж.
Как метод меняет прибыль на одинаковых продажах
Рассмотрим условный пример: одна организация, один склад и один товар без обособления по заказам. Начального остатка и дополнительных расходов нет.
| Дата | Операция | Количество | Цена за единицу |
|---|---|---|---|
| 1-е число | Закупка | 100 шт. | 1 000 руб. |
| 5-е число | Продажа | 60 шт. | 1 600 руб. |
| 10-е число | Закупка | 100 шт. | 1 400 руб. |
| 15-е число | Продажа | 80 шт. | 1 600 руб. |
Всего закуплено товара на 240 000 рублей. Выручка от продажи 140 единиц — 224 000 рублей. На складе осталось 60 единиц.
| Вариант расчёта | Себестоимость продаж | Валовая прибыль | Стоимость остатка |
|---|---|---|---|
| Средняя за месяц | 168 000 руб. | 56 000 руб. | 72 000 руб. |
| Средняя скользящая | 162 857,14 руб. | 61 142,86 руб. | 77 142,86 руб. |
| FIFO с последовательным списанием | 156 000 руб. | 68 000 руб. | 84 000 руб. |
| FIFO со взвешенной оценкой за месяц | 156 000 руб. | 68 000 руб. | 84 000 руб. |
При средней за месяц каждая проданная единица оценивается в 1 200 рублей: 240 000 / 200.
При средней скользящей первая продажа списывает 60 000 рублей. После второй закупки на складе находятся 140 единиц общей стоимостью 180 000 рублей. Их средняя стоимость — около 1 285,71 рубля. Вторая продажа списывает 102 857,14 рубля.
При последовательном FIFO на первую продажу приходится 60 000 рублей. Во второй списываются оставшиеся 40 единиц первой закупки за 40 000 рублей и 40 единиц второй за 56 000 рублей. Итого — 156 000 рублей.
Взвешенный FIFO в этом упрощённом примере даёт ту же стоимость продаж за месяц, но среднюю стоимость выбывшей единицы около 1 114,29 рубля. На первую продажу тогда приходится 66 857,14 рубля вместо 60 000, на вторую — 89 142,86 рубля вместо 96 000.
Для общего месячного результата обе реализации FIFO здесь равнозначны. Для оценки двух заказов или вознаграждения менеджеров разница существенна. Поэтому выбирать метод только по сумме прибыли за месяц недостаточно.
В каждом варианте себестоимость продаж вместе со стоимостью остатка составляет исходные 240 000 рублей. Метод распределяет стоимость между проданным товаром и запасами; он не меняет фактическую сумму закупок. Пример показывает принципы расчёта, а не воспроизводит все настройки конкретной базы 1С.
Как это реализовано в типовых программах 1С
Название программы и слово FIFO в настройках ещё не дают полного описания расчёта. Нужно знать редакцию, релиз, используемый механизм учёта и аналитику, внутри которой оцениваются запасы.
Для задач из этой статьи прежде всего рассматривают 1С:Управление торговлей редакции 11.5 и 1С:Управление нашей фирмой редакции 3.0.
| Программа | Какие подходы учитывать при выборе |
|---|---|
| 1С:Управление торговлей 11.5 | Средняя за месяц, FIFO; в используемых базах встречаются варианты «ФИФО (взвешенная оценка)» и «ФИФО (скользящая оценка)». В релизах, поддерживающих новый механизм, — отдельный метод «Среднескользящая» |
| 1С:Управление нашей фирмой 3.0 | Итоговый расчёт по средней или FIFO со взвешенной оценкой. Оперативное списание при проведении документов и окончательный расчёт после закрытия месяца нужно различать |
В УНФ стоимость, рассчитанная при проведении документов по средней скользящей, при закрытии месяца приводится к выбранному итоговому методу. Поэтому промежуточная прибыль заказа может отличаться от окончательной.
В УТ отдельный метод «Среднескользящая» описан в обновлениях линейки 11.5.22. При его применении дополнительные расходы и отклонения учитываются отдельно от базовой скользящей оценки. Чтобы оценить фактический результат, нужно проверить и эти суммы. Само появление стоимости в расходном документе не отменяет регламентных операций.
Различается и детализация. УТ позволяет обособлять финансовые результаты по заказам, сделкам и другим объектам. В УНФ используются заказы, проекты и другие доступные аналитики. Конкретную схему нужно проверить на установленном релизе с учётом настроек и доработок.
Практический способ проверки — провести в копии базы несколько поступлений по разным ценам и две продажи, выполнить закрытие месяца и расшифровать стоимость каждой продажи. Такой пример покажет, соответствует ли действующий алгоритм ожидаемой управленческой модели.
Как посчитать результат конкретного заказа
Для оптовой компании общей валовой прибыли по товару часто недостаточно. Два заказа с одинаковой выручкой могут требовать разных затрат: одному покупателю товар доставляют по обычному маршруту, другому организуют отдельную машину и дополнительную обработку.
Поэтому удобно видеть несколько уровней результата. Рассмотрим независимый условный пример одного заказа.
| Показатель | Сумма |
|---|---|
| Выручка по выполненному заказу | 1 000 000 руб. |
| Стоимость проданных товаров у поставщика | 700 000 руб. |
| Доля расходов на приобретение, включённая в стоимость этих товаров | 40 000 руб. |
| Себестоимость проданных товаров | 740 000 руб. |
| Валовая прибыль | 260 000 руб. |
| Доставка покупателю и комиссия за продажу | 80 000 руб. |
| Результат после непосредственно связанных расходов на заказ | 180 000 руб. |
| Условно распределённые общие расходы | 50 000 руб. |
| Результат после распределения общих расходов | 130 000 руб. |
Валовая рентабельность продаж здесь составляет 26%. Доля результата после непосредственно связанных расходов — 18%, после распределения общих расходов — 13%. Последний показатель не следует называть чистой рентабельностью: в примере не рассматриваются все прочие доходы, расходы и налоги компании.
Для управления нужны все три уровня. Первый объясняет соотношение цены продажи и стоимости товара. Второй показывает результат выполнения заказа. Третий помогает оценить его вклад в покрытие общих затрат с учётом выбранного правила распределения.
Распределённая доля общих расходов — расчётная величина. При смене базы распределения она изменится, хотя условия заказа останутся прежними. Поэтому в отчёте полезно показывать непосредственно связанные расходы и распределённые суммы отдельно.
В рознице такую аналитику часто разумнее начинать с магазина, канала продаж или товарной группы. Детальный расчёт по каждому чеку нужен тогда, когда его результат помогает принимать решения и исходные данные позволяют его поддерживать.
Как связать закупочную партию с заказом клиента
В бизнесе под словом «партия» могут понимать отдельную поставку, серию производителя, товар определённого владельца или стоимостный слой в расчёте FIFO. Эти объекты не всегда совпадают.
Для анализа заказа важно установить конкретную связь: откуда пришёл товар, какие расходы сформировали его стоимость и в какую продажу эта стоимость попала.
Если компания закупает товар специально под клиента и хочет сохранить индивидуальную стоимость поставки, требуется непрерывная цепочка: заказ покупателя, обеспечение закупкой, поступление с нужной аналитикой, дополнительные расходы, отгрузка и возвраты. Выбор реализации зависит от программы: это может быть обособление под заказ, партийная аналитика или другой предусмотренный механизм.
Что даёт ручной выбор партии
Ручной выбор полезен, когда менеджер должен указать источник исполнения заказа: например, конкретную закупку с индивидуальными условиями. Но для расчёта результата выбранная партия должна участвовать в стоимостном учёте и сохраняться в последующих документах.
Если её записали только в комментарий или выбрали серию, которая используется справочно, себестоимость продолжит рассчитываться по общему алгоритму. Резервирование количества также не всегда означает закрепление закупочной стоимости за заказом.
Поэтому требование «выбирать партию в заказе» нужно проверять по результату. После отгрузки и закрытия месяца отчёт должен показать стоимость именно той закупки, которую компания решила обособить, вместе с относящимися к ней расходами. В стандартном интерфейсе разных конфигураций ручной выбор исходного поступления реализован по-разному и может потребовать иной схемы документов или доработки.
Если один заказ обеспечивают несколько поставок, нужно сохранить связь со всеми использованными частями. При возврате важно восстановить соответствующую стоимость и аналитику. Иначе первоначальная продажа будет выглядеть корректной, а последующие операции исказят результат.
Для массовой торговли взаимозаменяемым товаром такая детализация может оказаться избыточной. Для поставок под клиента, товаров с заметной разницей условий закупки и анализа индивидуальных сделок она бывает необходима. Детализация полезна, если сотрудники способны достоверно поддерживать её в ежедневной работе.
Почему отчёт о валовой прибыли показывает неверный результат
Проблемы расчёта могут накапливаться на разных участках: в документах, обменах, настройках распределения, начальных остатках и регламентных операциях. Внешне они выглядят одинаково — «неправильная прибыль», но исправлять их нужно по-разному.
| Что видно в отчёте | Что проверить в системе |
|---|---|
| Продажа есть, себестоимость нулевая или неполная | Завершён ли расчёт, есть ли стоимость поступления и начальных остатков, не остались ли ошибки регламентных операций |
| По товару в целом остаток положительный, а закрытие выдаёт ошибки | Остатки на дату продажи по нужной организации, складу, характеристике, партии или назначению |
| После закрытия прибыль уменьшилась | Предварительный и итоговый методы оценки, включение дополнительных расходов, поздние документы и корректировки |
| По заказам результат неожиданно отличается от ожиданий | Ссылки на заказы, правила обособления, вариант FIFO, распределение расходов и состав отгрузок |
| Доставка учтена в базе, но прибыль её не отражает | Направление распределения расхода, период, получателей затрат и выполненные операции распределения |
| Суммы меняются за уже проверенный месяц | Документы задним числом, повторные загрузки из обменов, отмену проведения и пересчёт последующих периодов |
| Итог по магазинам не сходится с ожидаемым | Полноту загрузки продаж и возвратов, дубли документов, настройки отбора и состава организаций |
Отрицательный остаток — один из частых признаков нарушения последовательности данных. Товар мог поступить на другой склад, документ закупки внесли позже продажи или в накладной выбрали другую характеристику. Даже если на конец месяца количество стало положительным, на дату конкретной продажи проблема могла сохраняться.
Отдельно стоит проверить начальные остатки. Количество без стоимости, неверная оценка партий или несогласованный перенос из прежней программы способны искажать результат каждого следующего месяца.
Исправление одного документа также может потребовать пересчёта последующих периодов. Программа использует стоимость переходящих остатков, поэтому последствия ошибки не всегда ограничиваются месяцем её возникновения.
При этом изменение прибыли после закрытия не обязательно означает сбой. Если в течение месяца использовалась предварительная оценка, а затем появились фактические расходы, результат закономерно уточняется. Важно уметь объяснить сумму изменения.
С чего начать наведение порядка в системе
Определить правила и нужную глубину анализа
Начните с правил признания доходов и расходов в РСБУ и сопоставьте их с реальными процессами компании. Затем определите, какие дополнительные управленческие разрезы нужны: заказ, клиент, направление, магазин, закупочная партия.
Бухгалтерская отчётность может быть корректной и при этом не отвечать на вопрос, сколько заработал конкретный заказ с учётом его доставки и обработки. Для такой задачи нужно дополнить модель аналитикой, сохранив понятную связь с исходными документами.
В первой редакции достаточно укрупнённых статей: приобретение товаров, логистика, расходы на продажи, зарплата, налоги, административные и хозяйственные расходы. Налоги и другие затраты важно классифицировать по их экономическому содержанию. Избыточная детализация на старте усложняет работу и не всегда улучшает решения.
Выбрать проверяемый период и несколько примеров
Для первого расчёта можно выбрать завершённый квартал, полугодие или год. Внутри него нужно проверить последовательность месячных закрытий и входящие остатки. Если их стоимость сформирована раньше выбранного периода, потребуется разобраться и с её происхождением.
Затем выберите несколько характерных операций: обычную продажу со склада, поставку под заказ, продажу с дополнительной доставкой и возврат. По каждой зафиксируйте ожидаемый расчёт и сравните его с расшифровкой программы.
Проверить путь данных до отчёта
Проверять следует не только итоговую цифру, но и её составляющие: выручку, закупочную стоимость, дополнительные расходы и правила списания. Отдельно проверьте заполнение заказов и партий, обмены с кассами и другими базами, остатки по нужным разрезам.
В этой работе важно разделить ответственность. Компания определяет экономический смысл операций и утверждает правила учёта. Специалисты по 1С проверяют, как эти правила реализованы настройками, документами, интеграциями и алгоритмами расчёта.
Устранить причины и повторить расчёт
Сначала нужно восстановить согласованные исходные данные и связи документов, затем выполнить расчёт в правильной последовательности. Массовые исправления и изменение учётной модели предварительно проверяют на копии базы.
После этого сопоставляют контрольные примеры и итоги периода. Для простой схемы закупок и продаж стоимость начального остатка плюс поступления должна объясняться стоимостью выбывших товаров и конечного остатка. При наличии возвратов, списаний и корректировок их включают в эту сверку отдельно.
Закрепить порядок ежемесячной работы
Достоверность показателей нужно поддерживать: определить сроки внесения документов, ответственных за дополнительные расходы, порядок исправления прошлых периодов и дату окончательного расчёта.
Руководителю полезно видеть статус отчёта: предварительные данные или завершённый расчёт за период. А сотрудникам — понимать, какие ошибки препятствуют закрытию и кто их устраняет.
Когда достаточно настройки и когда нужна переработка системы
Если документы содержат нужные сведения, часто достаточно исправить настройки, распределение расходов, обмен или последовательность расчёта. Переходить на другую программу только из-за неожиданной суммы валовой прибыли преждевременно.
Более серьёзные изменения нужны, когда система не сохраняет необходимую аналитику, документы регулярно расходятся с реальными процессами, а доработки и обмены мешают получать согласованные данные. Тогда сравнивают исправление действующей базы, переработку отдельных процессов и новое внедрение.
Новый отчёт не восстановит сведения, которые компания раньше не регистрировала. Возможность исправления истории зависит от доступных документов. Для будущих периодов можно спроектировать более подходящий порядок работы и проверить его на контрольных операциях.
ЮИК занимается внедрением и настройкой 1С и автоматизацией торговых предприятий. Если себестоимость или прибыль в программе вызывает вопросы, начните с конкретных примеров: укажите конфигурацию и релиз, период, проблемные продажи и ожидаемый расчёт. Мы разберём, как система формирует показатели, проверим настройки и движение данных и предложим необходимые изменения в согласованных границах работ.
